ITAM: IT-Assets optimal verwalten für nachhaltigen Geschäftserfolg

Wie effizient ist die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens? Wie schnell können Sie auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen reagieren? Schöpfen Sie den vollen Nutzen aus Ihren vorhandenen Geräten und der darauf installierten Software? Das sind einige der Fragen, mit denen Sie sich bei Entscheidungen über das IT-Netzwerk Ihres Unternehmens auseinandersetzen müssen. Technologie ist nicht günstig. Sie macht in der Regel einen großen Teil der Ausgaben einer Organisation aus. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem herausholen, wofür Sie bezahlen. IT-Asset-Management hilft Ihnen dabei und noch mehr. In diesem Artikel sprechen wir über IT-Assets und was IT-Asset-Management ist. Anschließend erklären wir, warum Ihr Unternehmen eine IT-Asset-Management-Lösung benötigt und wie diese dazu beitragen kann, Ihr IT-Team, Ihre Assets und Prozesse schneller und effizienter zu gestalten.  

Was ist ein IT-Asset?

Im Kontext der Informationstechnologie ist ein IT-Asset ein Datensatz, eine Software oder Hardware, die das IT-Netzwerk und die Infrastruktur einer Organisation bildet.     Hier sind einige Beispiele für IT-Assets in jeder Kategorie:

• Hardware

  Hardware-Assets sind die Geräte, die zur Durchführung von IT-Aufgaben verwendet werden. Zum Beispiel Laptops, Smartphones, Mäuse, Tastaturen, Drucker und WLAN-Router.

• Software

  Hierbei handelt es sich um die verschiedenen Programme und Betriebssysteme, die zur Durchführung von IT-Aufgaben verwendet werden. Dazu gehören mobile und Desktop-Anwendungen, Open-Source-Softwaresysteme und Datenbanken sowie cloudbasierte und SaaS-Anwendungen.

• Informationen

  Alle auf Geräten oder Online-Datenbanken gespeicherten Informationen, die für das Unternehmen einen Wert darstellen, wie urheberrechtlich geschützte Inhalte, Finanz- und Kundendaten sowie Lizenzvereinbarungen.

Die Überwachung der IT-Assets eines Unternehmens im Rahmen eines IT-Asset-Management-Frameworks kann erhebliche Auswirkungen auf dessen finanziellen und operativen Erfolg haben.  

Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

Jede Komponente der IT-Umgebung hat einen begrenzten Lebenszyklus. Hardware versagt, Software veraltet, und die Systemeffektivität leidet darunter. Daher müssen IT-Manager diese Assets regelmäßig überwachen und warten, um sicherzustellen, dass alles im IT-Netzwerk auf dem neuesten Stand ist und bleibt. Stellen Sie sich nun eine Organisation mit Hunderten von Mitarbeitern vor. Das IT-Netzwerk in diesem Unternehmen wird eine enorme Flotte von Tausenden von Geräten und Softwareprogrammen umfassen. All diese Assets zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass alles optimiert funktioniert, kann äußerst komplex sein. Zu den häufigen Herausforderungen, mit denen IT-Abteilungen bei der Asset-Verwaltung konfrontiert sind, gehören:

1. Ungeordnete Aufzeichnungen und fehlende Bestandsübersicht, einschließlich vorhandener Geräte und Softwarelizenzen.
2. Ständige Änderungen im IT-Netzwerk, wie neue Software-/Hardware-Versionen und Upgrades, abgelaufene Lizenzen und zufällige Fehlfunktionen.
3. Ineffizientes Asset-Tracking und Asset-Profile, einschließlich Daten darüber, wo sich ein Gerät befindet oder wer es verwendet.
4. Uninformierte Planung, Budgetzuweisung und Beschaffung.
5. Fehlende ordnungsgemäße Dokumentation im Help-Desk und Service-Management — d. h. die Historie des Assets, seine Konfiguration und frühere Probleme.

Deshalb müssen IT-intensive Organisationen IT-Asset-Management (ITAM)-Tools und -Frameworks einsetzen, um die Verwaltung dieser Prozesse zu vereinfachen. IT-Asset-Management (ITAM) ist eine Geschäftspraxis, die finanzielle, vertragliche und Bestandsdaten kombiniert, um den Status von IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus zu verfolgen. Das Ziel von ITAM ist es, den Wert zu maximieren, den eine Organisation aus ihren IT-Assets zieht, indem Transparenz und Kontrolle über das IT-Netzwerk und seine verschiedenen Komponenten geschaffen werden. ITAM umfasst die Erstellung und Pflege eines detaillierten und aktuellen Protokolls aller IT-Assets in Form von Asset-Profilen. Es ermöglicht Ihnen, redundante Assets zu identifizieren und Produktivität, Inventar sowie die Zuweisung von Unternehmensressourcen zu optimieren. Es hilft auch dabei, funktionale Einblicke zu gewinnen, wie z. B. wo sich ein Gerät befindet, wem es zugewiesen ist, wann es zuletzt gewartet wurde und wie viel es das Unternehmen gekostet hat. Insgesamt entlastet IT-Asset-Management Ihre IT-Abteilung, indem es die Herausforderungen in jeder Phase des Asset-Lebenszyklus mindert.  

Was sind die verschiedenen Phasen des Asset-Lebenszyklus?

Das Verständnis der Phasen, die ein IT-Asset durchläuft, und der dabei ablaufenden Prozesse kann verdeutlichen, wie IT-Asset-Management das IT-Netzwerk und damit die Organisation effizienter macht. Die folgenden Phasen sind nicht ausschließlich auf IT-Assets beschränkt und folgen im Wesentlichen der gleichen Logik wie andere Kategorien von Assets, die in einer Organisation verwendet werden.    

1. Planung

In dieser ersten Phase trifft die IT-Abteilung Entscheidungen durch sorgfältige Prüfung der aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse der Organisation. Sobald diese Bedürfnisse festgestellt wurden, vergleicht die IT-Abteilung die verschiedenen Optionen, die diese erfüllen können. Einige der wichtigsten Faktoren, die in dieser Phase berücksichtigt werden, sind die Nutzungsdauer des Assets, seine Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) und der Wert, den die Organisation im Verhältnis zu den Kosten erhält.

2. Beschaffung

In dieser Phase suchen die Entscheidungsträger nach dem besten Weg, die während der Planung ausgewählten Artikel zu beschaffen. Bei der Beschaffung hat das Budget eine höhere Priorität als in der Planungsphase, und der Fokus liegt darauf, die geeigneten Assets zu den niedrigstmöglichen Preisen zu erwerben. Die Beschaffung kann durch Kauf, Entwicklung, Lizenzierung oder Leasing eines Assets erfolgen.

3. Bereitstellung

Sobald ein Asset beschafft wurde, muss es installiert und in das bestehende Netzwerk und die IT-Infrastruktur der Organisation integriert werden. Darüber hinaus umfasst die Bereitstellung die Zuweisung des Assets an den entsprechenden Benutzer sowie die Bereitstellung der erforderlichen Zugänge und Ausstattungen wie Arbeits-Apps. Je nach Asset und den Bedingungen des Service-Level-Agreements kann auch eine Benutzerschulung durch den Anbieter erforderlich sein.

4. Nutzung

Wenn alles nach Plan läuft, sollte diese Phase die längste sein. Ein Asset wird nun innerhalb der Organisation eingesetzt, um seine vorgesehenen Funktionen zu erfüllen. Während der Nutzung sammeln die Benutzer praktische Erfahrungen mit dem Asset, während die Entscheidungsträger dessen Leistung beobachten.

5. Wartung

Sobald die Assets bereitgestellt sind, sollten Vorbereitungen für routinemäßige Wartung, Upgrades und Reparaturen getroffen werden, um deren Nutzung und Wert zu maximieren. Dies erhöht ihre Lebensdauer, reduziert Kosten und minimiert Risiken.

6. Entsorgung

Ein Asset wird außer Betrieb genommen, wenn es das Ende seines Lebenszyklus erreicht und eine weitere Wartung nicht mehr sinnvoll ist. Ein Asset kann auch ausgemustert werden, wenn es als veraltet gilt und neuere Versionen oder bessere Alternativen auf dem Markt verfügbar sind. Zu den verfügbaren IT-Asset-Dispositionsoptionen gehören das Recycling des Assets, sein Weiterverkauf oder seine Spende an eine gemeinnützige Organisation für Steuervergünstigungen. IT-Asset-Management-Lösungen und -Frameworks helfen dabei, Daten zu sammeln, Assets zu organisieren und Entscheidungen in jeder Phase dieses Prozesses zu unterstützen.  

Was ist eine IT-Asset-Management-Software und warum benötigen Sie sie?

Bisher haben wir die Komplexität des IT-Asset-Managements erläutert, wenn die IT-Abteilung einer Organisation Hunderte oder Tausende verschiedener Geräte und Software im Blick behalten muss. Diese Aufgabe kann überwältigend und fehleranfällig sein, wenn sie manuell mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen durchgeführt wird. Glücklicherweise ist IT-Asset-Management-Software zur Stelle, um den Tag zu retten. Eine IT-Asset-Management-Software hilft Unternehmen, die Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Nutzung, Wartung und Entsorgung von greifbaren und immateriellen IT-Assets zu verwalten und zu optimieren. Die beste IT-Asset-Management-Software tut dies, indem sie Prozesse in jeder Phase automatisiert, Risiken und menschliche Fehler reduziert, Zeit und Betriebskosten spart, die Genauigkeit und Transparenz der Asset-Leistung erhöht und die Datensicherheit verbessert.   Ihr Unternehmen benötigt eine IT-Asset-Management-Software, wenn Sie mit folgenden Problemen konfrontiert sind:

Sie zahlen für IT-Assets, die Sie nicht benötigen

Da Unternehmen zunehmend auf verschiedene Geräte und Software angewiesen sind, machen diese einen großen Teil der Unternehmensausgaben aus. Gleichzeitig ist es leicht, bei diesen Assets zu viel auszugeben, wenn wir über Tausende verschiedener Artikel sprechen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Softwarelizenzen in großen Mengen kauft, kaufen Sie möglicherweise mehr Lizenzen als Sie benötigen. Außerdem zahlen Sie in vielen Fällen möglicherweise für Software oder Hardware, die Sie selten oder nie nutzen. Laut Gartner können Unternehmen ihre Softwarekosten um bis zu 30 Prozent senken, wenn sie Best Practices im Software-Lizenzmanagement anwenden. Die manuelle Umsetzung dieser Best Practices wäre jedoch äußerst komplex und zeitaufwendig. Stattdessen sollten Unternehmen Software-Asset-Management-Tools einsetzen, die der Organisation ein Vielfaches ihrer Kosten einsparen können.  

Sie verwalten IT noch immer mit Excel-Tabellen

IT-Abteilungen protokollieren regelmäßig alle wesentlichen Daten — Lizenz- und Garantieinformationen, Konfiguration, Zuweisung und Wartungshistorie — zu den von ihnen verwalteten Geräten oder Software. Traditionell wurde dies mit Stift und Papier und später mit Excel-Tabellen erledigt. Da Organisationen jedoch immer stärker auf Technologie angewiesen sind, werden die Assets zahlreicher und vielfältiger, was die traditionellen Methoden der Datenerfassung obsolet macht. Denn sie sind anfällig für Probleme wie die Ansammlung von Geisterassets — Assets, die in dem Asset-Register eines Unternehmens aufgeführt sind, aber physisch am Arbeitsplatz nicht vorhanden sind. Dies kann zu zusätzlichen Steuer- und Versicherungsgebühren führen, die Sie andernfalls nicht zahlen müssten. IT-Asset-Management-Tools sind effizienter und genauer und bieten Echtzeit-Transparenz — genau das, was ein Unternehmen mit einer großen IT-Flotte benötigt.  

Sie können mit den Veränderungen nicht Schritt halten

In IT-Abteilungen passiert meist vieles gleichzeitig — Benutzer verlieren ihre Smartphones, Softwarelizenzen laufen ab, Computer fallen aus und werden zur Wartung geschickt, und Drucker müssen durch neue Modelle ersetzt werden. Den Überblick über all diese Veränderungen zu verlieren, führt zu einem Audit- und Inventar-Albtraum! Ohne ausreichende, organisierte Daten können Sie die Auswirkungen all dieser Veränderungen nicht vorhersagen und effektiv darauf reagieren — was den Schwung und die Produktivität Ihrer Organisation beeinträchtigt.  

Sie riskieren Bußgelder wegen Lizenzverstößen

Die Einhaltung von Softwarelizenzen ist eine große Herausforderung für Unternehmen, die Software von Drittanbietern nutzen. Wenn Ihre Organisation Software von einem Drittanbieter für mehrere Benutzer kauft, können Sie vom Softwareanbieter geprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie die Bedingungen Ihrer Service-Level-Agreements einhalten. Große Softwareunternehmen verdienen jedes Jahr Milliarden von Dollar, indem sie Kunden überprüfen, die im Verdacht stehen, ihre Dienste zu missbrauchen. Unabhängig davon, ob Sie von den Lizenzverstößen in Ihrem Unternehmen wissen oder nicht, könnten Bußgelder und Strafen Ihre Organisation hart treffen.  

Was sind die Funktionen einer IT-Asset-Management-Software und wie helfen sie?

Nachdem wir nun erläutert haben, was eine IT-Asset-Management-Software ist und warum Ihr Unternehmen eine benötigt, wollen wir tiefer in ihre wesentlichen Funktionen und deren Nutzen eintauchen.    

Automatisierte Asset-Erkennung

Die meisten IT-Asset-Management-Lösungen können automatisch alle Hardware und Software erkennen, die in Ihrem IT-Netzwerk installiert und verbunden sind. Ebenso fungiert eine Configuration Management Database (CMDB) als zentrale Informationsquelle für das gesamte IT-Netzwerk. Sie ist eine zentralisierte Datenbank, die Informationen über die IT-Assets einer Organisation und die Beziehungen zwischen Assets speichert. Diese Funktionen helfen IT-Administratoren, Transparenz über Inventardetails zu gewinnen und Änderungen in Echtzeit verfolgen zu können.  

Hardware-Management

Eine IT-Asset-Management-Software hilft Organisationen dabei, ihre Computer-Assets zu verfolgen, zusammen mit Details wie Produktnummer, SKU und Kaufdatum sowie technischen Spezifikationen wie CPU-Typ, Prozessorgeschwindigkeit, Arbeitsspeicher, verfügbarem Festplattenspeicher, IP-Adresse und zahlreichen anderen Parametern. Darüber hinaus zahlen Unternehmen zu oft für Asset-Wartungskosten, die durch die Garantie hätten abgedeckt sein sollen. ITAM-Tools überwachen den Garantiestatus der verwendeten Hardware, um unnötige Kosten zu vermeiden, und warnen IT-Administratoren, wenn Garantien ablaufen.  

Software-Management

Software-Management ist ein wesentlicher Bestandteil einer ITAM-Lösung, wenn es darum geht, Ausgaben zu reduzieren und Non-Compliance-Nachzahlungen und Bußgelder zu vermeiden. Eine IT-Asset-Management-Lösung hilft Ihnen, Ihre kommerziellen Softwarelizenzen optimal zu nutzen. Sie tut dies, indem sie die von Ihrer Organisation verwendeten Softwarelizenzen mit Ihrem Lizenzinventar abgleicht. Auf diese Weise erfahren Sie, ob Sie überlizenziert sind — d. h. Sie haben mehr Lizenzen erworben als Sie tatsächlich benötigen — oder ob Sie unterlizenziert sind und mit Lizenzverletzungsstrafen rechnen müssen. Diese Funktion kann auch Ablaufdaten von Softwarelizenzen verfolgen und Sie auf notwendige Maßnahmen hinweisen. Ein weiterer wichtiger Vorteil von ITAM ist die Software-Nutzungsmessung. Diese Funktion hilft Ihnen zu erkennen, ob die Nutzung einer bestimmten Software ihre Kosten rechtfertigt oder ob Sie tatsächlich für Software zahlen, die Sie nie oder selten verwenden. All diese Einblicke helfen Ihnen, fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen. ITAM-Software verfolgt auch die Bereitstellung neuer Software-Patches und -Versionen und stellt sicher, dass Ihr IT-Netzwerk sicher, aktuell und effizient bleibt.  

Help-Desk und Service-Management

ITAM-Lösungen können beim IT-Service-Management (ITSM) helfen. Diese Tools verfolgen und protokollieren alle Asset-Probleme sowie die Reparatur- und Wartungshistorie. Auf diese Weise muss der IT-Administrator nicht jedes Mal von vorne beginnen, wenn ein Asset IT-Services benötigt. Diese Daten können auch die Beschaffung neuer Assets und den Austausch alter Assets unterstützen.  

Integration mit anderen Plattformen

Ein wesentliches Ziel einer IT-Asset-Management-Lösung ist es, Hindernisse im Gerätenetzwerk einer Organisation zu beseitigen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die ITAM-Plattform mit anderer in der Organisation verwendeter Software zu integrieren, wie z. B. Finanz-, Inventar- und Messaging-Apps. Dies beseitigt Hürden in Prozessen, die mehr als eine Abteilung betreffen, und macht Arbeitsabläufe reibungsloser und effizienter.  

Das Fazit

Im heutigen schnelllebigen Wettbewerb in der Geschäftswelt ist die Nutzung jedes Tools, das die Produktivität steigern und Kosten senken kann, für das Ergebnis jeder Organisation unverzichtbar. In einem solchen Umfeld spielt Ihre IT-Infrastruktur eine Schlüsselrolle bei der Bereitstellung schneller und konsistenter Qualitätsergebnisse. Dies erfordert, dass Sie die besten Praktiken und Tools anwenden, die es Ihnen ermöglichen, Ihr IT-Netzwerk mit minimalem Aufwand zu verwalten und zu optimieren. Eine IT-Asset-Management-Lösung tut genau das. Nutzen Sie ITAM-Lösungen, um das Potenzial Ihrer Teams zu entfalten und Ihre Organisation zu stärken. Für weitere ausführliche Artikel zur Optimierung Ihrer IT-Assets und -Prozesse abonnieren Sie unseren Newsletter.